PROCEDURE
1. Projectindiening
- De promotor vult (eventueel met de hulp van de coördinator) een aanvraagformulier in. De handleiding geeft meer uitleg bij de in te vullen posten. Een aanvraagformulier en een handleiding is ook te verkrijgen bij de coördinator.
- Indien deze aanvraag volledig is ingevuld en ondertekend door de projectverantwoordelijke kan het dossier (in tweevoud) worden ingediend bij de coördinator (poststukken aangetekend verzenden!). Graag reeds indien mogelijk zoveel mogelijk aanvullende stukken (vergunningen, toezegging cofinanciering, …) bijvoegen. Een digitaal exemplaar wordt doorgestuurd naar de coördinator: hagelandplus@vlaamsbrabant.be
- De coördinator maakt een eerste beoordeling op van het ingediende project en maakt een samenvattende fiche op.
2. Advisering en besluitvorming
2.1. Ontvankelijkheidcontrole en eerste toetsing op de selectiecriteria
Na ontvangst van een aanvraagdossier maakt de coördinator een projectdossier op. Dit bevat een toetsing van de aanvraag aan de door de Plaatselijke Groep, goedgekeurde ontvankelijkheidcriteria.
Ontvankelijke dossiers worden daarna door de coördinator getoetst op de vooraf goedgekeurde selectiecriteria. De coördinator zorgt voor een weerslag hiervan in het projectdossier.
De coördinator bezorgt de leden van het Technisch Comité binnen de vijf werkdagen een overzichtslijst van de projecten en een samenvatting. Het Technisch Comité bestaat uit de leden van de Raad van Bestuur, aangevuld met zes (wisselende) leden van de Plaatselijke Groep.Het Technisch Comité beoordeelt iedere projectaanvraag aan de hand van een beoordelingsblad met criteria.
De beoordeling van het Technisch Comité wordt overgemaakt aan de coördinator. Het Technisch Comité beschikt hiervoor over 10 werkdagen. De coördinator bundelt de bevindingen van het Technisch Comité. De gemiddelde score per project wordt berekend en er gebeurt een rangschikking in categorieën:
- rood = onvoldoende;
- oranje = voldoende tot goed;
- geel = zeer goed;
- groen = uitstekend.
Binnen de 4 werkdagen komt het Technisch Comité komt samen voor de eerste gezamelijke beoordelingsfase. Overleg a.d.h. van de ranking opgemaakt door de coördinator en i.f.v. de budgethoogte.
Het Technisch Comité brengt een eerste advies uit aan de promotor die kans heeft om zijn project aan te passen.
Het Technisch Comité beoordeelt elke project ook op zijn budgettaire haalbaarheid. Indien omwille van de budgettaire haalbaarheid een projectaanvraag niet goedgekeurd kan worden, wordt aan de projectaanvrager gevraagd om het project aan te passen.
Het advies van het Technisch Comité wordt bezorgd aan de coördinator, die de vraag tot aanpassing overmaakt aan de promotor. De promotor maakt zijn aanpassingen binnen de 10 werkdagen over aan de coördinator.
De coördinator bezorgt binnen de twee werkdagen de vereiste documenten aan de Plaatselijke Groep.
2.2. Beslissing door de Plaatselijke Groep
Binnen de 10 werkdagen komt de Plaatselijke Groep samen. De Plaatselijke Groep beoordeelt iedere projectaanvraag, rekening houdend met het projectdossier.
De Plaatselijke Groep beslist met een gewone meerderheid. Iedere beslissing moet steeds uitdrukkelijk gemotiveerd worden.
De coördinator neemt als niet stemgerechtigde deel aan de vergadering van de Plaatselijke Groep met het oog op het schrijven van de beslissing, de beoordelingsfiche en het notuleren van afwijkende standpunten.
Na goedkeuring en ondertekening door de voorzitter van de Plaatselijke Groep wordt de gemotiveerde beslissing naar de projectaanvrager gestuurd.
